Aggiunta di un documento a una raccolta documenti

Informazioni sulle raccolte di documenti

Le raccolte di documenti sono insiemi di file condivisi con altri membri del team. Ad esempio, è possibile creare una raccolta di immagini comuni per un progetto o una raccolta di documenti Word contenenti i report mensili sullo stato.

Le raccolte documenti vengono visualizzate in pagine che riportano i singoli file, le rispettive proprietà e un collegamento ipertestuale ai file. La pagina include anche comandi per l'aggiunta di file, l'ordinamento e il filtraggio dei file, il passaggio a una visualizzazione differente della raccolta e la modifica della struttura della raccolta. Inoltre, è possibile sottoscrivere una richiesta di segnalazione delle modifiche apportate alla raccolta da questa pagina.

Quando si aggiunge o rimuove un file da una raccolta di documenti, SharePoint Team Services aggiorna tutti i collegamenti ipertestuali del sito Web del team in base a tale file.

Per impostazione predefinita, il sito Web del team fornisce una raccolta di documenti denominata Documenti condivisi, che viene riportata sulla barra Avvio veloce e sulla pagina Raccolte documenti.

Tipi di documenti

È possibile archiviare qualsiasi tipo di file in una raccolta documenti. Tuttavia, esistono alcuni vantaggi nell'utilizzo delle raccolte di documenti con programmi client compatibili con SharePoint Team Services, come Microsoft Office XP:

• Utilizzando una cartella Web o Risorse di rete, è possibile salvare un documento in una  raccolta documenti allo stesso modo in cui può essere salvato in una cartella del disco rigido.
• È possibile impostare un modello che avvii automaticamente il programma appropriato e formatti i documenti in maniera coerente quando i membri del team creano nuovi documenti. Per ciascuna raccolta documenti, è possibile specificare un modello come base per tutti i nuovi documenti.
• I documenti possono essere aperti e modificati da programmi client compatibili con SharePoint Team Services come se il documento fosse presente sul disco rigido o in una risorsa di rete.

Proprietà personalizzate

Quando si crea una raccolta di documenti, è possibile specificare le informazioni che gli autori devono fornire quando aggiungono un file alla raccolta.

Ad esempio, se si dispone di una raccolta di piani di prodotto, è possibile richiedere agli autori di immettere il titolo, commenti sul contenuto e lo stato del documento (ad esempio, preliminare o approvato).

Visualizzazione Cartella

Per impostazione predefinita, le raccolte di documenti includono una visualizzazione Cartella che consente di utilizzare i file nella raccolta allo stesso modo in verrebbero utilizzati in Esplora risorse. La visualizzazione Cartella consente di:

• Eliminare file
• Rinominare file
• Copiare e incollare i file dal desktop, anche con la funzione di trascinamento
• Selezionare più file da eliminare, spostare o copiare

Nota   Per utilizzare la visualizzazione Cartella, è necessario utilizzare un programma client compatibile con SharePoint Team Services, come Microsoft Office 2000 e Microsoft Internet Explorer 5 o versione successiva.

1. Nella barra dei collegamenti superiore, fare clic su Documenti.
2. Scegliere il nome della raccolta documenti in cui aggiungere il file.
3. Eseguire una delle seguenti operazioni:

   Creare un nuovo documento

   Nota   Per creare un nuovo documento, è necessario disporre di un programma client compatibile con SharePoint Team Services, come Microsoft Office XP, e di Microsoft Internet Explorer 4.0 o versione successiva.

   1. Scegliere Nuovo documento.

      Si aprirà il programma associato a questa raccolta documenti.

   2. Creare il documento, quindi, nel menu File, scegliere Salva.
   3. Nella casella Nome file digitare il nome che si desidera assegnare al documento.
   4. Per specificare il formato del documento, scegliere un formato nella casella Tipo file.

      Informazioni sui formati file nelle raccolte di documenti

      Quando si crea un nuovo documento in una raccolta documenti, è possibile scegliere se salvare il documento in formato binario (.doc, .xls. e così via) oppure in un formato Web (.htm o .mht). Esistono vantaggi e svantaggi per entrambi i formati, quindi la scelta dipende dal modo in cui si intende utilizzare il documento.

      Formati specifici del programma

      I formati specifici del programma sono documenti Microsoft Word (.doc), cartelle di lavoro Microsoft Excel (.xls), presentazioni Microsoft PowerPoint (.ppt) e così via.

      Vantaggi

      • Le funzioni di run-time vengono conservate. Ad esempio, è possibile ordinare e filtrare le colonne in un foglio di calcolo Excel.

      Svantaggi

      • I membri del team devono disporre del programma appropriato per leggere i documenti.
      • Utilizzando la funzione Discussioni Web, non è possibile allegare discussioni a tema nel corpo del documento. In questo caso, i commenti alla discussione verranno visualizzati in un riquadro di discussione differente.

      Formati Web

      I formati Web sono costituiti da pagine Web (.htm) e da archivi Web (.mht).

      Vantaggi

      • I membri del team non devono disporre del programma appropriato per poter leggere il documento.
      • Utilizzando la funzione Discussioni Web, è possibile allegare discussioni a trama in un documento.

      Nota   Se il documento include più parti, come immagini o più diapositive PowerPoint, è possibile salvarlo come archivio Web (formato .mht) per creare un singolo file nella raccolta documenti.

      Svantaggi

      • Le funzioni di run-time potrebbero non essere più disponibili. Ad esempio, non è possibile ordinare e filtrare le colonne in un foglio di calcolo Microsoft Excel.
   5. Scegliere il pulsante Salva.
   6. Se viene visualizzata la finestra Proprietà file Web, compilare il modulo, quindi fare clic su OK.

   Aggiungere un documento esistente

   1. Fare clic su Carica documento.
   2. Per ricercare il file da caricare fare clic su Sfoglia, quindi scegliere Apri.
   3. Se si desidera che il file sostituisca un file con lo stesso nome nella raccolta documenti, selezionare la casella Sovrascrivi se il documento è già esistente.
   4. Se esistono altri campi, immettere le informazioni come si desidera.
   5. Eseguire una delle seguenti operazioni:

   • Per salvare il documento nella raccolta, scegliere Salva e chiudi.
   • Per annullare il caricamento del documento, fare clic su Torna alla raccolta documenti.